Digitalizar una empresa: cómo diseñar la hoja de ruta

La digitalización es el proceso de conversión de datos analógicos a formato digital, así como la aplicación de tecnologías digitales para cambiar nuestro modelo de negocio y generar nuevas oportunidades.

Desde la pandemia, la digitalización de los negocios ha dejado de ser una opción para convertirse en una necesidad, pero como todo proceso complejo requiere de planificación, es de decir un plan u ‘hoja de ruta’ al que aferrarnos.

¿Qué es una hoja de ruta de digitalización?

Básicamente se trata de un plan de objetivos a largo plazo que una empresa quiera alcanzar en el entorno de la digitalización. En ella se detallan todos los pasos que deben seguirse para lograr estos objetivos.

Como cualquier ruta que se precie, esta también tiene un punto de salida y una meta, así como diferentes etapas a sortear. Tratar de digitalizar procesos o negocios sin una hoja de ruta es como intentar ganar una carrera sin saber dónde está la línea de meta.

¿Cuáles son las etapas de la hoja de ruta de digitalización?

Antes de proceder a diseñar el plan necesitamos realizar un análisis de nuestra situación actual. Lo que nos interesa identificar no son solo los procesos en sí, sino también saber las razones por las que las cosas se hacen en la empresa de esa manera particular y si realmente es posible cambiarlas.

Por ejemplo, esto es clave si nuestro objetivo es aumentar la productividad del equipo, ya que para ello necesitas saber cuánto tiempo se dedica a una tarea en concreto antes de implementar nuevas herramientas o procesos.

También tenemos que analizar los sistemas de trabajo existentes, pero solo no las herramientas de software avanzadas que use la empresa (si las usa), sino también todo el archivo y datos que haya en papel y que se utiliza en toda la empresa. Hecho esto, podremos empezar a diseñar un plan siguiendo una hoja de ruta con varias etapas.

1.Define tus objetivos

Establece metas y objetivos claros, realistas y medibles. Piensa qué quieres alcanzar con este viaje de digitalización (aumentar la eficiencia, la satisfacción del cliente, optimizar recursos…). 

Nuestra recomendación es basarse en el sistema de objetivos SMART. Estos cumplen metas concretas que cumplen con los cinco componentes básicos:

• Specific: específico
• Measurable: medible
• Achievable: alcanzable
• Relevant: relevante 
• Time based: con límite de tiempo 

Si bien a priori cualquier objetivo puede parecer lejano y difícil de lograr, fijar la vista en la línea de meta hará más fácil atravesar el cambio.

2. Define un plan de acción

Haz una lista de los proyectos que quieres implementar y analiza la situación actual para saber cómo de preparados están tus datos o el personal de la empresa y así poder evaluar riesgos.

Quizás sea algo complejo seguir un cronograma de objetivos al pie de la letra, pero es muy recomendable establecer hitos. Esto nos va a ayudar a planificar e implementar proyectos de manera más eficiente, al menos en términos de prioridades y requisitos previos.

Por ejemplo, si identificamos que el CRM o el ERP de nuestra empresa no es lo suficientemente eficiente o está obsoleto, quizás podemos comenzar por ahí, ya que estos programas suelen ser la "columna vertebral" de algunos negocios.

Establecer prioridades y orden en las acciones y proyectos que vamos a ejecutar es un paso muy importante que nos ahorrará tiempo y disgustos. Eso sí, recuerda implicar a todos los departamentos de la empresa y no perder de vista lo que está haciendo la competencia antes de tomar ninguna decisión.

3. Desarrolla talento para acelerar la transformación

Establecer una correcta infraestructura digital también implica “transformar” a las personas que forman parte de la empresa.

La creación de programas de capacitación para deben estar presentes durante todo el proceso, pero también debemos valorar la incorporación de personal experto. También es importante fomentar la cultura digital, ya que la transformación digital tiene que ver con la tecnología y la cultura. 

Si tienes tecnología sin una cultura innovadora, es imposible alcanzar por completo la digitalización de la empresa.

4. Llega a la meta midiendo resultados

Si logras crear una estrategia de digitalización a largo plazo usando una hoja de ruta podrás llegar a la meta de esta "carrera digital”, pero no te olvides de medir los resultados por el camino.  Definir los KPI antes de cualquier proyecto es un paso esencial. Recuerda que el éxito de cada proyecto tiene un impacto en el objetivo final.

En el caso de la transformación digital no solo importan los beneficios, los indicadores de productividad o el retorno de inversión, sino también el grado de madurez alcanzado. Este es el que nos permitirá mejorar continuamente, ya que la digitalización es y seguirá siendo una carrera constante y hay que estar preparado para avanzar, así como para reaccionar a tiempo ante posibles errores.