Retos y oportunidades del trabajo en remoto

Que levante la mano quien no haya tenido que teletrabajar estos últimos meses desde que la pandemia de la Covid19 irrumpiera en nuestras vidas… Sí, es cierto que la experiencia ha sido estresante y que, más que teletrabajar, se ha sobrevivido. Pero buena parte de ello se debe a que las empresas no tenían implantada una verdadera cultura del teletrabajo, lo que ha provocado mucha improvisación para salir, lo mejor parado, de la situación.

Nadie sabe qué pasará en los próximos meses y si de nuevo tendremos que enfrentarnos, total, parcial o regionalmente, a nuevas situaciones de confinamiento. Pero sí parece evidente que la posibilidad de trabajar desde lugares que no sean propiamente la oficina será cada vez una situación más común. Tanto porque los propios empleados demandan este tipo de medidas como parte de las opciones de flexibilidad o salario emocional como por las necesidades de mantener, en los centros de trabajo, una distancia de seguridad entre personas.

Un documento que plasme todas las condiciones

En España no existe una ley que regule el teletrabajo y, aunque ya se está trabajando en ello, pueden pasar meses hasta que esa normativa sea una realidad. Hasta que ese momento llegue, las empresas deberían tener su propia política de teletrabajo. Un documento en el que se pacten las causas y condiciones que pueden y aconsejen trabajar de forma remota así como la manera en que se debe llevar a cabo.

Entre otras cuestiones, se deben definir bien aspectos como:

• Qué dispositivos puede utilizar el empleado y a quién corresponde comprarlos.
• Qué aplicaciones son necesarias para el desempeño laboral (desde navegador y correo electrónico hasta antivirus, VPN o herramientas de colaboración).
• Con cuánto tiempo deben avisarse las reuniones.
• Cuánto tiempo de margen hay para contestar a mensajes de correo electrónico. 
• Cómo se va a evaluar el rendimiento laboral (por horas, por objetivos, por finalización de tareas…)

Al redactar estas condiciones, tanto trabajadores como managers y responsables sabrán cómo pueden teletrabajar y se evitarán posibles malentendidos.

Principales riesgos (y cómo evitarlos)

Teletrabajar, desde casa o desde cualquier otro lugar, puede ser una gran medida. Muchos trabajadores reconocen que, al no estar en sus oficinas, sus días se vuelven más productivos puesto que no tienen las interrupciones típicas de un entorno laboral.

Pero, al mismo tiempo, este es uno de sus grandes inconvenientes: ya no tanto la sensación de soledad como de aislamiento. Muchas reuniones informales o conversaciones de pasillo o de mesa pueden acabar teniendo una importante repercusión en el desarrollo de los planes de negocio. Por eso, las empresas deben amoldar su cultura empresarial y mejorar los flujos de comunicación para que todo quede por escrito en un repositorio común al que tengan acceso todos los empleados implicados, independientemente de su ubicación geográfica y horaria.

En este punto, cabe señalar que es vital que los empleados remotos tengan a su disposición tanto una buena conexión a Internet como los equipos y aplicaciones necesarias para poder acometer sus tareas. Además, todos deben poder tener acceso a esa información necesaria para poder completar sus cometidos.

Cuestión de confianza

Evidentemente, no es lo mismo enfrentarse, por primera vez y de nuevas, a tener a toda la plantilla teletrabajando desde sus casas, como ocurrió la pasada primavera, a tener una segunda experiencia, especialmente si esta no es obligatoria y concurrente para todo el mundo y si la empresa ya ha establecido sus propios protocolos.

Pero la labor de los mandos responsables va a ser vital para el éxito o el fracaso del teletrabajo. Estos superiores tienen que ser capaces de controlar que todo el equipo funciona bien, sin fisuras, sin riesgo de que el trabajo no salga adelante y garantizando que todos los empleados tienen a su alcance los recursos necesarios pero sin caer en un proteccionismo abrumador.

¿Suena a la cuadratura del círculo? Puede, pero quizá con algunas ideas o recomendaciones sea más fácil de llevar a cabo.

• Programar una reunión a primera hora de la mañana. Habiendo dejado tiempo para que los empleados abran y repasen su correo electrónico, esta reunión debe servir para poner en común el estado de todas las tareas, definir en qué se va a trabajar a lo largo del día y saber si hay algún problema (de cualquier tipo) que esté afectando al rendimiento.
• Hacer pausas sociales. Se debe motivar al equipo para que se tomen un café virtual o se hagan pausas sociales de manera que se mantenga el vínculo entre todos los miembros del equipo o con otros compañeros de trabajo
• Mantener reuniones o llamadas personales con cada uno de los trabajadores para seguir profundizando en sus posibles necesidades.
• Acotar y definir muy bien las agendas y duración de las reuniones para que sean efectivas, dejando siempre tiempo para posibles dudas.
• Definir y comunicar muy bien las responsabilidades de cada miembro del equipo, así como los tiempos de ejecución.
• Dejar siempre por escrito y en un repositorio común el desarrollo y contenido de las reuniones y de las tareas asignadas, así como su evolución.

Son solo algunas ideas que nos pueden venir bien de cara a empezar a programar una de las grandes tendencias laborales de los próximos meses para que la experiencia sea un éxito tanto para trabajadores como para la empresa.