La gestión de proyectos paso a paso

El tiempo y la optimización de recursos son dos de las cuestiones más importantes en el mercado laboral actual. Es por ello por lo que, programas de formación como el Máster en Análisis de Datos e Inteligencia Artificial de ISDI son el mejor aliado de aquellos profesionales que busquen desarrollar sus capacidades de liderazgo y toma de decisiones basándose en los datos y las nuevas tecnologías.

 ¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es la administración organizada de un plan. Se trata de un sistema que se utiliza en el mundo empresarial con el objetivo de definir, ejecutar y conseguir poner en marcha un proyecto.

Normalmente, este concepto va ligado a la utilización de estrategias determinadas y al empleo de software especializado. Una serie de cuestiones que facilitan la elaboración completa del proyecto, aumentando la efectividad, reduciendo los tiempos perdidos y poniendo el foco en el avance.

Para saber cómo gestionar un proyecto se debe ser conscientes de que las técnicas que se usan van más allá de la mera distribución de tareas. Estamos frente a una ejecución más global que necesitará de una organización mayor y programas informáticos más completos.

Para ellos existen diferentes metodologías que se deben implementar, aumentando la eficacia y los resultados que se puedan conseguir.

Ciclo de vida de un proyecto

El ciclo de vida de un proyecto se divide en diferentes fases de gestión, a ser más precisos, a una especie de hoja de ruta que sirve como guía para poder ponerlo en marcha.
Vamos a pararnos a conocer mejor las fases de gestión de proyectos:

Análisis de viabilidad del proyecto

En esta fase se busca conocer si el beneficio que se obtenga de la realización del proyecto va a ser mayor que la inversión. Se lleva a cabo un análisis que permita adelantarse a la metodología que se va a utilizar, los recursos que se van a emplear y los riesgos que se van a tomar.

Planificación detallada

Se ponen sobre la mesa de forma detallada todas las tareas y recursos necesarios para ponerlo en marcha. En esta fase se debe realizar el análisis del alcance del proyecto, estimar costes y definir el plan que se va a llevar a cabo para obtener resultados óptimos.

Ejecución del proyecto

En este estadio se emplean todas las técnicas, los software de gestión y los recursos, las etapas que componen esta parte del ciclo son:

•  Establecimiento del entorno de trabajo.
• Asignación de tareas.
•  Ejecución de tareas.
• Gestión de los cambios.

Seguimiento y control de trabajo

Es otra de las partes más importantes y delicadas dentro del proceso. En ella se debe comprobar si está cumpliendo de forma correcta el plan que se había establecido al comenzar. Es relevante, en esta fase, la gestión de las incidencias y la generación de informes que permitan el seguimiento.

Cierre del proyecto

La fase final permite evaluar y verificar que todo ha ido de forma correcta y que, tras todo el trabajo, es posible cerrar el proyecto. Para ellos se analizan los fallos y los resultados y se actualiza la base de datos con los errores que se han podido tener durante el proceso para evitar volver a cometerlos.

Metodologías de gestión de proyectos

Si en una empresa se utilizan métodos de gestión de proyectos, los resultados obtenidos mostrarán una gran mejora, consiguiendo ahorrar tiempo y costes. Analizamos algunas de las metodologías más comunes de la gestión de proyectos:

La Ruta Crítica

Destaca porque marca de forma muy clara los plazos que se deben cumplir. Este establecimiento de los tiempos se realiza mediante una estimación de la duración del proyecto. Es muy necesario conocer las actividades que se tienen que poner en marcha, el tiempo que se tarda en ejecutarlas y el orden en el que se deben llevar a cabo.

El Método Waterfall

Este método está derivado del diagrama de Gantt. Como su nombre indica es un modelo que funciona en cascada, cada fase terminada activaría el comienzo de la siguiente, la cual está dividida en seis fases que transcurren desde los requerimientos hasta el mantenimiento final.

Agile

Agile es una de las metodologías más conocidas actualmente. Su funcionamiento se basa en un concepto circular que trabaja por fases, se revisa y se puede volver a comenzar. Mediante este sistema se consigue un flujo más rápido, una mejor coordinación de los equipos y una importante reducción de recursos gastados.

Scrum

También basado en el trabajo en equipo, Scrum es muy popular y se puede aplicar a diversas áreas. Gracias a este marco de trabajo se facilita la agilidad de los procesos mediante la definición de eventos, prácticas y roles.

Software de gestión de proyectos

Son muchos los software que se pueden utilizar para gestionar un proyecto. Para cada caso particular será mejor emplear unos u otros. A añadir, estos cinco son algunos de los más conocidos:

• Monday.com: Es un programa que funciona en la nube y que permite crear flujos de trabajo, permitiendo cerrar las fases del proyecto de forma eficaz desde cualquier parte.
• Wrike: Cuenta con una versión gratis y una de pago y se usa a través de la nube, ofreciendo una solución integral que permite, también, observar la evaluación del proyecto.
• Asana: Esta herramienta web tiene una aplicación móvil y es perfecta para organizar tareas y equipos en remoto.
• Smartsheet: Se trata de un software online de trabajo colaborativo totalmente escalable que se adapta muy bien a diferentes tipos de empresas.
• Clarizen: Permite el trabajo a tiempo real entre varios equipos que colaboran de forma conjunta.

Ahora que conoces los procesos relevantes que debe conformar un proyecto, opta por formarte como un profesional con el máster en data analysis y contar así, con más herramientas y saber desarrollar cada paso íntegramente.