Tips Agile para mejorar el manejo de tu tiempo en 2021

La importancia del Time Management

Miércoles, 18 Noviembre, 2020

Tips Agile para mejorar el manejo de tu tiempo en 2021

Por Fabián Lira (redacción ISDI)

El nuevo año está a la vuelta de la esquina y aunque no podamos creer que el 2020 ya termine, es necesario comenzar a pensar en lo que nos deparará el 2021. Sin duda la mejor forma de hacerlo en términos laborales es a través de una buena planeación y estructura de trabajo.

Si bien aun existe incertidumbre en muchos aspectos, hay elementos que podemos controlar y mejorar para tener un rendimiento y productividad laboral mayor ahora que ya estamos más adaptados al trabajo remoto y las nuevas condiciones profesionales en las que tendremos la gran mayoría que seguir funcionando.

Durante la pandemia y el paso al home office, uno de los talones de Aquiles que más impactó a muchos profesionales, empresas y negocios en general fue el “time management”. El correcto manejo del tiempo cuando se trabaja puede significar la diferencia entre ser productivo y eficiente, o no serlo en absoluto, teniendo implicaciones que pueden afectar considerablemente el funcionamiento de un negocio o equipo de trabajo.

Por lo anterior les queremos dar algunos tips para que puedan mejorar su manejo del tiempo.

1. Visualización y priorización

Es necesario contar con una visión holística y completa de todos los pendientes y tareas que tengas, esto te va a ayudar a tener claridad para generar una proyección realista y estimada de todo lo que tienes que lograr y el tiempo que podría tomarte hacerlo. Una vez hayas trazado este filtro es básico determinar qué tareas son urgentes, cuáles son importantes y cuáles pueden esperar para su ejecución. Lleva un control de estas prioridades, no lo dejes a tu memoria, crea tablas de entrega y estatus de cada tarea para que puedas tener mejor visibilidad de tiempos y complejidades.

Para ejecutar cualquier tarea es indispensable tener una visión clara de lo que se desea lograr, objetivos de cada esfuerzo para encaminarlo adecuadamente; por ello, en la medida de los posible visualiza lo más aproximado a la realidad escenarios de resultados y metas.

Para decidir qué es más importante, siempre prioriza aquello que en tiempo y resultados signifique un impacto mayor, por encima del origen de la tarea.

2. Mantén el foco

Trata de siempre concentrarte en hacer una tarea a la vez. El multitasking es una virtud muy valorada, pero que pocas personas pueden dominar de una manera óptima y realmente efectiva, por ello te recomendamos que seas realista y concentres toda tu atención en cosa por cosa, una ves resuelto un problema o tarea, podrás tomar el siguiente y así sucesivamente, de lo contrario tendrás una pila de tareas inconclusas y a medias que nunca acabarás y que solo entorpecerán tu rendimiento y manejo de tiempo.

Trata de nunca comenzar una tarea nueva sin antes terminar la tarea que estabas realizando previamente, ya que podrías correr el riesgo de nunca retomarla, traspapelarla o perder foco y concentración, resultando en una ejecución pobre.

En todo paso, guíate por tus anotaciones, tablas de estatus de entrega y estrategia, registra cuando pausas alguna tarea por tomar otra cosa, y cuándo finalmente la terminas y retomas una actividad; esto puede sonar engorroso, pero te ayudará a ahorrar tiempo, problemas, olvidos y confusiones.

3. Seguimiento

Cuando termines una serie de tareas es importante hacer seguimientos evaluativos que te permitan a ti y a tu equipo conocer resultados que favorezcan el mejoramiento de procesos y ejecuciones de tareas diarias, así como a mediano y largo plazo.

Evalúen qué tareas se finalizaron, cuáles no se terminaron y por qué, dónde hubo retrasos, qué motivo a dichos cuellos de botella, qué se puede delegar a otros equipos, qué se puede eliminar, sustituir o añadir para conseguir una mejor funcionalidad en los procesos de entrega  y ejecución de tareas y proyectos; sin olvidar los costos operativos y de eficiencia que todo esto representa, así como el impacto que todas estas acciones tuvieron en contraposición directa con las metas y objetivos de cada tarea.

Recuerda que el correcto time management es cuestión de estrategia, disciplina, prueba y error.

Escrito en ISDI para leer y compartir

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