¿Cómo tener reuniones virtuales exitosas?

Tips para mejorar tu comunicación remota

Jueves, 25 Junio, 2020

¿Cómo tener reuniones virtuales exitosas?

Por Redacción ISDI

El trabajo remoto llegó para quedarse, todos hemos experimentado en los últimos meses reuniones virtuales buenas, malas, excelentes y terribles. El nivel de satisfacción en estos intercambios digitales dentro de la nueva normalidad depende de muchos factores que van desde lo técnico hasta lo incontrolable.

Como persona de negocios, seguramente has tenido y tendrás que seguir siendo host de diversas reuniones con tus equipos, socios y clientes. Puede ser que lo hagas bien, o puede ser que lo hagas mal y te siga costando trabajo conectar o entablar una sesión dinámica. En cualquiera de los casos te queremos ayudar, por ello, desde nuestra experiencia brindando cientos de clases, cursos, eventos y juntas ejecutivas; les brindamos algunos tips para mejorar la calidad de sus reuniones virtuales.

1. Mensajes claros

¿Cuántas veces has asistido en los últimos meses -o incluso quizás antes de eso-, a reuniones sin sentido que claramente podrían haber sido un correo electrónico? Evita cometer este error tan común, ya que es una de las razones más frecuentes por las que las personas no se involucran.

Para evitarlo, debes comenzar el trabajo mucho antes de la reunión:

  • Establece la prioridad e importancia del mensaje que quieres comunicar y con objetividad identifica si es algo que requiere una reunión virtual o puede ser fácilmente comunicado y digerido por otro medio.
  • Si has determinado que es necesario llevar a cabo la reunión virtual, establece con claridad el propósito de la misma. Traza una breve agenda y ve preparado con los puntos clave que deben ser tratados, esto ayudará a que te enfoques, haya interacción y el tiempo se ocupe de forma eficiente.
  • Determina con antelación el tiempo de duración de la reunión, evita que sean sesiones que duren más de 50 minutos, de lo contrario el foco y participación de los involucrados se puede ver fácilmente comprometido.
  • Evita divagar durante la reunión. Sé asertivo, breve, puntual, descriptivo y sobre todo claro, evita repetir una idea o concepto varias veces y/o girar entorno al mismo tema por más de cinco minutos. Si algún asistente a la reunión tiene dudas o no comprendió algún mensaje, es mejor tratarlo aparte en una sesión privada para evitar robar tiempo al resto de los participantes.

2. Toque personal

Busca la forma para que los inicios de tus virtual meetings tengan tu sello personal, te aseguramos todos lo van a recordar, además ayuda a romper el hielo. Evita entrar de lleno a la reunión aun cuando haya prisa, dedícale al menos unos minutos a esta actividad de integración. Puedes comenzar con una rápida encuesta de 30 segundos por participante (cuando son pocos involucrados), muchos de los servicios para reuniones virtuales cuentan con estas herramientas interactivas.

Si puedes, usa el humor, se divertido, en estos momentos de crisis y tensión todos lo necesitamos y se aprecia; eso sí, sé respetuoso y consciente, el regulador más fácil para comunicar algo es: si te genera duda de si es correcto o no, evítalo pues muy probablemente no sea correcto o pueda generar el efecto contrario al que buscas. Y no olvides participar en la encuesta, el que seas host de la llamada, ejecutivo o CEO de una empresa, no te exenta de participar, de hecho, te acerca y conecta más con los invitados a la reunión.

La atención y los buenos modales siempre son apreciados, no olvides siempre iniciar con un saludo cordial, general en caso de reuniones muy concurridas, o incluso un poco más personalizadas cuando sean reuniones con pocos miembros. De igual forma, siempre despídete y si puedes hazlo con una nota positiva o un mensaje de optimismo, sin caer en lo cheesy.

3. La posición de la cámara

Un detalle tan sencillo puede ser la clave para una reunión exitosa. Posiciona la cámara de tu computadora o dispositivo a la altura de tus ojos, recordando ver todo el tiempo a la cámara y no a la pantalla, esto ayuda a generar mayor conexión con los asistentes y evita la sensación de no estar prestando atención. Y sí, siempre trata de activar tu cámara, ahora más que nunca la gente quiere conectar con los demás.

4. Anticipación

Si eres el host de la reunión, trata siempre de abrir la misma al menos 15 minutos antes de la hora marcada para el inicio de la sesión. De igual forma si eres solo un invitado, trata siempre de entrar como mínimo cinco minutos antes para corroborar que tu video, sonido y conexión a Internet funcionan correctamente. Esto además permite que las personas comiencen a interactuar y romper el hielo como ocurre en las reuniones presenciales.

5. Ten un moderador

No importa el número de personas que asistan a la reunión virtual, es muy importante que siempre exista un moderador, esto dotará a la sesión de orden y estructura, evitando que todos hablen al mismo tiempo y se traten varios temas a la vez, sin haber acabado de tratar el primero. Como host de la reunión puedes asumir tú mismo este rol, o puedes nombrar a alguien más para que lo haga. Esta persona tendrá el control para dirigir el flujo de la reunión, mutear o desmutear a los participantes como lo crea conveniente.

6. Sé creativo

Aun cuando se trate de una simple reunión de status, sé creativo, trata de utilizar esporádicamente elementos dinámicos e interactivos que ayuden a hacer la sesión mucho más digerible y que motive la participación para romper la monotonía del home office.

7. No tengas miedo al reschedule

Si más de una persona presenta problemas técnicos lo mejor es reprogramar la reunión para otro momento. Uno de los mayores factores de frustración en la nueva normalidad digital es estar en una reunión en la que el audio no se escucha correctamente, se corta, la imagen se pierde o se congela. Esto genera estrés innecesario y puede hacer que la gente pierda la paciencia estropeando el ritmo de trabajo del resto de su jornada.

Escrito en ISDI para leer y compartir

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